El pasado 1 de junio entró en vigor el nuevo proyecto de impresión y digitalización de la Mutua, para renovar los dispositivos de impresión, agilizar los procesos y fomentar espacios más sostenibles y saludables en nuestras instalaciones.
Objetivos del nuevo servicio
El nuevo plan centraliza las necesidades de digitalización y de impresión de los usuarios de todos los centros de trabajo e impulsa la oficina sin papel, fomentando el ahorro energético, la reducción del consumo de papel y garantizando la seguridad de la documentación.
¿Qué vamos a hacer en los próximos meses?
- Retirar todos los dispositivos multifuncionales, impresión y escaneo de sobremesa en un plazo de 6 meses
Los nuevos equipos se ubicarán en cada centro según la carga de trabajo, espacio y usuarios concurrentes:
(Tipo A, tipo B, tipo C, tipo D y tipo E) - Distribuir los nuevos servicios de impresión
Con capacidad de escaneo, en zonas compartidas, admisiones y en consultas médicas. - Publicar la nueva política de impresión y digitalización en el manual M-1624.
- Agotar el stock de consumibles en los centros de trabajo
. El 1 de junio dejaron de estar disponibles los consumibles de impresoras de sobremesa en el petitorio de material administrativo. Todo el stock que quede sin consumir, se desechará.
. Si dispones de mucho stock, puedes compartirlo con otros centros de trabajo que lo necesiten.
. Hemos elaborado un documento para realizar un seguimiento del stock actual en cada centro. El responsable de cada centro asignará una persona para actualizarlo (consulta la circular C-071/22).
. La gestión de los consumibles de las impresoras multifuncionales se mantendrá como hasta ahora. El proveedor se encarga de la monitorización, por lo que no será necesario realizar ninguna acción.
Beneficios para el centro y el usuario
- Agilizamos los procesos
. Dispositivos más rápidos
. Escaneo directo a [Mi unidad] de Google Drive
. Impresión follow me, desde cualquier centro de trabajo, en las multifunciones tipo D y E
- Garantizamos impresiones más seguras
. Confidencialidad de documentos
. Impresión por proximidad, con el uso de la nueva tarjeta del empleado - Centralizamos el servicio en un único proveedor
Rapidez de respuesta en la detección de averías, mantenimiento y entrega de consumibles - Mejoramos la organización del centro
. Distribución de espacios, con zonas comunes de impresión
. Orden en las mesas, sin documentos
. Eliminación de las papeleras - Impulsamos la transformación ecológica y sostenible
. Ahorro energético, con equipos más eficientes y ecológicos
. Reducción de la huella de carbono
. Disminución de las impresiones y de las impresiones olvidadas
. Ahorro en consumibles y en la retirada de residuos
. Disminución del consumo de papel - Contribuimos a una empresa más saludable
Menor ruido y dispersión del calor
¿Cómo se realizará el despliegue en los centros?
La implantación del nuevo modelo, que comenzó el pasado 1 de junio y finalizará el 31 de marzo de 2023, se realizará en un total de 3 fases:
- Primera fase (1 junio a 31 julio)
. Analizaremos las necesidades de impresión de toda la organización, para realizar una propuesta del número y tipología de dispositivos en cada centro de trabajo.
. Durante el mes de agosto, iniciaremos la homologación de los nuevos dispositivos y una prueba piloto en la DTIC, para evaluar la funcionalidad y el funcionamiento del nuevo servicio. - Segunda fase (1 de septiembre a 15 octubre)
. Realizaremos pilotos reales en los centros de trabajo previstos en Barcelona (Vía Augusta, 18) y Legazpi, para analizar la instalación, retirada, puesta en funcionamiento y formación, así como el uso diario de los nuevos equipos con las aplicaciones corporativas habituales (historia clínica, etiquetas, correspondencia, facturación, etc.).
. Realizaremos ajustes en los procedimientos, la revalidación con los centros pilotos y próximamente publicaremos la calendarización del despliegue por agrupación geográfica. - Tercera fase (16 octubre a 1er trimestre 2023)
. Iniciaremos el despliegue del nuevo modelo al resto de la organización.
. Retiraremos e instalaremos los nuevos dispositivos en cada centro de trabajo, según el calendario establecido. - Operación regular (a partir 1er trimestre 2023)
El nuevo servicio, con contrato vigente hasta el 31 de mayo del 2025, incluye:
. Aprovisionamiento de los consumibles
. Mantenimiento remoto y presencial
. Gestión de averías, reparaciones y recambios (siempre y cuando no sea por negligencia o mal uso)
¿Tienes dudas?
- Si durante la transición me quedo sin consumibles para la impresora, ¿qué debo hacer?
. Asegúrate de disponer de un stock residual en otra ubicación del centro.
. Si no es así, envía un ticket por la Intranet indicando:
Resumen – «Consumible impresora»
Detalle – «Marca y modelo», junto al número de consumible y el color requerido
- Si durante la transición tengo una avería o un mal funcionamiento de una impresora de sobremesa, ¿qué debo hacer?
. Si el servicio de impresión es crítico (consulta médica o admisión), abre un ticket por la Intranet para escalar el incidente al departamento responsable de gestionarlo.
. Si no se trata de un «servicio de impresión crítico», recomendamos no reparar y enviar la impresión a una impresora operativa del centro. - Toda la información del nuevo servicio la encontrarás en la circular informativa nº C-001/21.0 y en el manual M-1624-Política de impresión y digitalización.
