Poco antes de comenzar el año 2000, desde la Dirección de Asistencia Sanitaria de Asepeyo se inició un proyecto que cambiaría en gran medida nuestra forma de trabajar. Gracias a esa labor, hoy contamos con un sistema de documentación eficaz y seguro: la historia clínica digital.
Implantar un sistema para unificar toda la documentación sanitaria a nivel nacional. Ese fue el gran reto que impulsó la Dirección de Asistencia Sanitaria (DAS) a finales de los años 90 y que supuso el primer paso hacia el sistema que utilizamos hoy en día. El proyecto consistió en establecer un método unificado para todos los archivos en papel de nuestros centros asistenciales e implantar de forma paulatina la historia clínica única y electrónica. Por el camino, más de un millón y medio de historias clínicas fueron inventariadas y unificadas, lo que da cuenta del gran esfuerzo colectivo que supuso. Por ello, queremos compartir con vosotros el proceso, que continuamos mejorando a día de hoy.
Primeros pasos, hacia la historia clínica única
Corría el año 1998 cuando el recordado Dr. Andrés Henríquez, desde la DAS, impulsó el proyecto de mejora de la documentación e información clínica de Asepeyo, con el objetivo de implantar a nivel nacional un sistema uniforme de codificación de diagnósticos y procedimientos médicos y de archivo de la documentación sanitaria.
Empezó su desarrollo con la ayuda del Dr. Narcís Macià y, al año siguiente, el Comité de Calidad de Asepeyo aprobó definitivamente el proyecto, que se basaba en tres grandes líneas operativas:
- Historia clínica única: mediante la implantación de la historia clínica electrónica Chamán-2.
- Mejora de las historias clínicas en papel: unificación del tratamiento documental de las historias clínicas, tanto las activas como las pasivas, en todos los centros asistenciales y hospitales de Asepeyo, con el objetivo de garantizar la custodia y recuperación de la documentación.
- Revisión de la codificación de diagnósticos y procedimientos
El proyecto se inició desde el Servicio de Documentación e Información Sanitaria (SDIS), ubicado en el Hospital de Sant Cugat, y dependía jerárquicamente de la Dirección de Asistencia Sanitaria.
Muchos centros tenían archivos totalmente colapsados
Un gran esfuerzo para la puesta en marcha
Debido a las dimensiones del proyecto, desde Asepeyo se dedicaron muchos recursos para lograr la puesta en funcionamiento. Por un lado, en el año 2000, el SDIS incorporó nuevo personal para reordenar todo el archivo de historias clínicas del Hospital de Sant Cugat. Se creó un módulo específico de archivo en Chamán que serviría para registrar toda la documentación custodiada en los hospitales de la Mutua. Hasta entonces no existía ningún registro y este paso era necesario para llevar a cabo el proyecto de reorganización de archivos de historias clínicas en los centros asistenciales.
Se habilitó un nuevo espacio para la gestión de la documentación clínica, desde donde se coordinaría todo el inventario de las historias clínicas enviadas por los centros asistenciales, mientras que una empresa externa de documentación se encargaría de custodiar de forma unificada las historias pasivas. De esta manera, conseguimos centralizar toda la documentación que hasta entonces estaba custodiada por diferentes empresas. Finalmente, y de forma paulatina, se inició la implantación de la historia clínica electrónica, Chamán-2, en los centros asistenciales. Este proceso se llevó a cabo con la ayuda de formadores que se desplazaron a cada centro para formar a los trabajadores en el uso de esta herramienta digital.
El antes y el después muestra el gran trabajo llevado a cabo
Implantación del proyecto en los centros asistenciales
Cuando los centros asistenciales ya disponían de Chamán-2, se inició la reorganización de las historias clínicas en papel. Desde el área de Documentación de la DAS se realizó el asesoramiento esta reorganización. Se realizó un análisis de la organización y ejecución de cada archivo de toda la red asistencial, con un objetivo esencial: conseguir en cada centro una historia clínica única por paciente, acumulada e integrada.
Para conseguirlo, primero establecimos qué documentación debía quedarse custodiada en el centro asistencial y qué archivos debían trasladarse a la empresa de custodia externa. A partir de ahí, implantamos un sistema único de archivado para la documentación que se conservaba en el centro, con unos criterios unificados para toda la red asistencial.
Hay que tener en cuenta que, hasta entonces, no había una normativa establecida al respecto, así que cada centro ordenaba su documentación según sus propios criterios: algunos por orden alfabético, otros por cronológico y otros de diagnóstico o numérico. En adelante, la documentación pasó a conservarse dentro de un sobre normalizado, ordenándose siguiendo el sistema de clasificación por dígito terminal.
El nuevo sistema de clasificación por dígito terminal facilitó enormemente el uso del archivo
Las fases del proyecto
El proyecto se implantó en dos etapas, una inicial y otra de mantenimiento. En la primera se llevaron a cabo diferentes actuaciones esenciales:
- Análisis de cada centro: implantación de las nuevas pautas de organización de los documentos.
- Extracción de las historias clínicas pasivas: consistía en incorporar la documentación en los sobres normalizados, una tarea que debía realizar cada centro asistencial.
- Inventario de las historias pasivas de los centros: esta tarea debía realizarse de manera centralizada desde la DAS, donde registramos de manera unitaria las historias para poder garantizar su custodia, documentación y posterior envío a la empresa externa.
Una vez el centro asistencial había finalizado esta reorganización inicial, y para evitar que los archivos volvieran a colapsarse, se estableció un mantenimiento trimestral.
Esta fase consistía en:
- Envío por parte de la DAS de un listado de extracción a los centros asistenciales.
- Extracción de las historias clínicas pasivas por parte del personal propio del centro.
- Inventario de las historias pasivas de los centros.
- Envío de la documentación inventariada a la empresa de custodia externa.
Resultados del piloto
El proyecto de unificación y mejora de la documentación clínica de la Mutua se inició en forma de prueba piloto en el centro asistencial de Girona. Esta experiencia permitió valorar el tiempo, recursos e infraestructuras que serían necesarias para extenderlo a toda la red de centros de Asepeyo. El proceso sirvió también para comprobar cuán necesario era aplicar un sistema unificado de cara a facilitar el trabajo y garantizar la seguridad de la documentación clínica.
El proceso no fue nada sencillo, puesto que cada centro seguía unos criterios diferentes y el volumen de historias variaba de manera considerable. Así que decidimos reorganizar cada uno de los archivos de la Mutua desde el DAS para poder valorar todas las incidencias y mejoras que se podían implantar.
Un trabajo difícil pero satisfactorio
Al abrir la puerta del archivo, cada centro era una sorpresa, puesto que nos encontrábamos con estantes totalmente colapsados y llenos de historias clínicas. Pese a que se trataba de una labor ardua y que requirió de muchísimo tiempo, el resultado fue tremendamente satisfactorio: un archivo ordenado y ágil.
Durante el proyecto, se recibieron un total de 1.613.966 historias clínicas, enviadas desde cada uno de los centros asistenciales. Estos documentos fueron inventariados de manera unitaria y posteriormente enviados a la empresa de custodia externa para su conservación. La última fase consistió en eliminar todas las historias clínicas de los centros asistenciales. Gracias a la historia clínica electrónica ya no eran necesarias porque pasaron a estar accesibles en soporte informático.
A día de hoy
Actualmente estamos inmersos en un nuevo proyecto, el proceso de digitalización y destrucción de las historias clínicas en papel que se conservan en la empresa de custodia externa. Con este paso, conseguiremos que la documentación existente en papel se digitalice también y sea accesible desde Chamán.
Desde la Dirección de Asistencia Sanitaria queremos dar las gracias a todo el personal que ha participado en este proyecto, tanto de los centros asistenciales como del Área de Documentación de la DAS. La implicación y el esfuerzo para poner al día la documentación ha sido un gran trabajo colectivo y ha comportado un importante beneficio en eficacia y seguridad para Asepeyo y los que trabajamos en ella, así como para nuestros pacientes y empresas mutualistas.
Muchas gracias a todos.
Lucía Alfonso Román
Marta Castro García
Carlos Linares Salas
Área de Documentación e Información Sanitaria
Dirección de Asistencia Sanitaria
