Teletrabajo en época de coronavirus:
las aplicaciones más útiles

Hoy en día, existen diferentes aplicaciones y programas que hacen mucho más sencillo el trabajo en remoto. A continuación, detallamos las aplicaciones que pueden resultarnos más útiles. Para su elección, hemos tenido en cuenta la eficiencia en la coordinación remota de varios puntos esenciales:

1. Comunicaciones entre equipos de trabajo, incluyendo las vídeo reuniones.
2. Gestión de tareas y proyectos, abarcando la gestión eficiente de equipos en remoto.
3. Gestión remota de documentos y archivos, incluyendo el teletrabajo y la edición y revisión concurrente de informes, hojas de cálculo y similares.
4. Gestión de las relaciones con clientes y proveedores.

SLACK

Es una de las aplicaciones más utilizadas en cualquier entorno laboral en el que se trabaje en remoto. Permite la comunicación directa con los compañeros y, gracias a su sistema de agrupar las conversaciones en chats y grupos, se puede mantener una buena organización. Slack tiene la capacidad de crear grupos, compartir archivos, bots que ayuden a organizar tareas más recurrentes y básicas durante el teletrabajo… Sin duda, Slack es la primera aplicación que toda empresa, sin importar el tamaño, debería considerar para cubrir sus comunicaciones generales durante el teletrabajo.

MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams es una aplicación similar a Slack para comunicación general y gestión de equipos, que se ha hecho un hueco rápidamente, por una sencilla razón: está integrada con Office 365 y muchas empresas dependen mucho de las aplicaciones de Microsoft. De este modo es totalmente compatible Word, Excel, Power Point, etc. También permite la organización en chats y las llamadas de audio y de vídeo. Cuenta con un plan gratuito y con 3 paquetes de pago.

ZOOM MEETING

Es la plataforma estrella para llevar a cabo conferencias y vídeollamadas, enfocada a un entorno laboral. Ofrece las opciones de organizar salas de reuniones, chats y llamadas telefónicas. Disponible para Mac, Windows, Linux, iOS y Android. Zoom Meeting tiene niveles gratuitos y de pago para elegir. Sin embargo, incluso en la versión gratuita, se pueden realizar reuniones individuales, de grupo, y de buena calidad. Zoom Meeting tiene otras opciones interesantes de teletrabajo, como compartir el escritorio y las aplicaciones, pizarras y anotaciones, así como otras características que sonde pago en otras apps, como la grabación del vídeo de las reuniones en formato MP4.

ASANA

Es una herramienta de gestión de proyectos on line. Su principal función es organizar el trabajo pendiente del día a día, a través de un panel en el que se le asignan tareas a cada empleado. Gratis para equipos de hasta 15 usuarios, con Asana podremos gestionar proyectos, tareas, tener vistas de tablero y calendario, asignar trabajos, controlar fechas de entrega y mucho más. Se puede usar junto a Slack o cualquier otra aplicación que nos mantenga en contacto directo con nuestros compañeros. Así tendremos dos funciones cubiertas: la de comunicación y la de organización de tareas. Asana tiene una versión gratuita, enfocada a pequeñas empresas que están empezando a gestionar proyectos y versiones de pago, con las funciones más importantes de la aplicación.

TRELLO

Es similar a Asana, ya que su principal función es la de organizar tareas. Esta herramienta nos permite crear tablones con tarjetas, que a su vez pueden tener más tarjetas en su interior. Es una especie de pizarra virtual. Se puede usar en ordenadores y teléfonos móviles, y mantener ambos dispositivos sincronizados en cada momento. Podemos utilizar Trello de forma gratuita, aunque también existen paquetes de pago con los que ampliar sus funcionalidades. Algunas de sus características más interesantes son:

• Gestión de tareas sencilla en formato Kanban. De este modo, creamos un tablero para el proyecto, columnas y, en cada una, tarjetas. El gestor del proyecto puede añadir etiquetas, prioridades, usuarios, fechas, etc, a cada tarjeta.
• Funcionamiento «Arrastrar y Soltar»: Lo que hace muy fácil reprogramar tareas, cambiar su estado y editar proyectos.
• Añadir documentos, archivos, etc.
• Power-ups, que son prestaciones adicionales, como las de calendario, por ejemplo.

MessageBird

Es de las mejores herramientas para teletrabajar, facilitando el contacto entre una empresa y sus clientes, a través de la herramienta Inbox. De este modo, los trabajadores de una empresa y sus clientes pueden mantener contacto de forma directa y sencilla. Se instala en todos los dispositivos, y cualquier empleado puede acceder a ella para trabajar junto a los clientes y a otros compañeros sin salir de casa.

Skype

Es uno de los programas de videoconferencias más conocido en todo el mundo. Funciona en todos los dispositivos. Además de vídeollamadas, Skype dispone de un chat en el que podemos mantener comunicación por escrito y adjuntar documentos. Skype está pensado para vídeollamadas a nivel básico y la realidad es que su funcionalidad se aleja de lo esperado en un entorno empresarial, de modo que le faltan muchas de las prestaciones que tiene Zoom Meeting, por ejemplo. Sin embargo, su solidez y buen funcionamiento lo hacen una alternativa factible, para todas aquellas empresas y negocios que tengan que coordinar a poca gente, o para reuniones y comunicaciones cara a cara donde no haya más de cuatro personas implicadas a la vez.

Google Docs

Sus aplicaciones ofimáticas resultan prácticas. La colaboración y edición en línea es excelente. Con un buen sistema de cambios y comentarios por parte de varios usuarios. Podemos crear contenidos, hojas de cálculo, recibir comentarios, compartir documentos con clientes y editar directamente lo que deseen, por ejemplo.

Office 365

Es la opción de suite ofimática perfecta para los que usan el entorno de Microsoft. Si usamos Office, Outlook, Skype, etc… Office 365 es la mejor opción para el teletrabajo de ofimática.