Se inicia la segunda parte de nuestro concurso de ideas. Entre septiembre 2017 y mayo 2018, hemos recibido 255 ideas a través del espacio de Asepeyo Lab en azul.asepeyo.es. De este gran volumen de propuestas, el pasado mes de julio, el Comité Técnico de Asepeyo Lab seleccionó 6 finalistas, las cuales os presentamos a continuación. Ahora os toca a vosotros valorarlas y votar por la que os guste más.
A continuación se muestra un desplegable con el contenido de cada una de las ideas. A la derecha está el cuadro de votación, con el título de las ideas para votar. Cada empleado sólo puede votar por una idea, como máximo hasta el 19 de octubre.
Idea 1. Informar a los pacientes de las fechas de cobro
La idea:
Para mejorar la información económica a los pacientes, ya sea por pago directo, gastos transportes, baremos, etc. Mi idea sería idear una forma de comunicación por mms, wsapp, etc. Indicando la fechas del cobro (generalmente suele ser el miércoles siguiente a la orden pago).
¿Qué beneficios aportaría el cambio?
Beneficios:
– Paciente: Tener la información exacta de cuando va a cobrar.
– Mutua: Imagen y seriedad. Además también evitaría las llamadas de los pacientes a la mutua preguntando la fecha de cobro, que puede suponer un elevado numero de llamadas, evitando también el desbordamientos de llamadas.
Idea 2. Ampliar el uso de la Tablet de PROAS
La idea:
Ya que estamos con la transformación digital, me gustaría dar mas uso a la tablet que tenemos en el departamento Proas. Mi sugerencia es que el paciente pueda rellenar una pago directo, una solicitud de transporte, solicitud Arco, etc.. desde la tablet y que directamente se anexe al programa correspondiente.
¿Qué beneficios aportaría el cambio? (para la Mutua, para los empleados, para el cliente o paciente…)
Ahorro de papel, tiempo de trabajo, y por supuesto es seguir avanzando con la transformación digital.
Idea 3. Sistema Informático de Turnos y Avisos (SITA)
La idea:
Incrementar los valores añadidos en la Gestión de Entrada del paciente en los centros asistenciales. Crear un ecosistema que permita al paciente encontrase cómodo y guiado en su entrada y atención al centro. A los empleados una homogenización de los roles de asistencia y a la Mutua la trazabilidad de la asistencia del paciente. La Gestión de Entrada giraría en torno a la implementación de un sistema compuesto por una máquina de expedición de tickets a la entrada del paciente donde se realizaría una primera clasificación y un posterior sistema de monitores e indicadores que le guiarían a la sala de espera/mesa de atención correspondiente. Lo podríamos resumir con el acrónimo de SITA como Sistema Informático de Turnos y Avisos.
¿Qué beneficios aportaría el cambio? (para la Mutua, para los empleados, para el cliente o paciente…)
Para la Mutua:
– La recepción digitalizada de los Pacientes a partir de “Register Yourself” lo que comportaría la trazabilidad de la intención del cliente a partir de los datos de hora de entrada/salida, tiempo de espera, gestiones realizadas por visita, visitas realizadas vs /expediente, etc…posteriormente se puede realizar un Mapeo predictivo de análisis y travesía del cliente.
– La gestión de Big Data a partir de los parámetros de: nº de pacientes/jornada, histograma de visita de paciente vs /hora, vs /día semana, vs /semana del mes, productividad de perfil de visita, eficiencia vs eficacia de las distintas gestiones realizadas por el paciente, para la optimización de los recursos humanos vs el histórico de peticiones y la creación de todo tipo de estadísticas.
– Creación de un canal de comunicación nuevo en la impresión personalizada en el ticket, como por ejemplo; información de campañas de salud, información de consejos sanitarios, información del plan de evacuación y emergencia del centro, etc…
– Conocer la experiencia de los clientes y permitir feed back de los mismos hacia la atención recibida, a partir de la creación de un buzón de sugerencia en el centro donde se podría depositar el ticket con información manuscrita del paciente.
– Inscripción a boletines y news a partir de códigos QR.
– Centralización de la información desde una única base de datos hacia los centros. También desde los centros se podrá extraer un “reporter” de toda la actividad del día.
– Automatización, homogeneización de la gestión del cliente en todos los centros asistenciales. Al ser escalable el sistema, el procedimiento sigue siendo el mismo, pero se puede añadir o disminuir las guías para adecuarse a cualquier tamaño de centro.
– Análisis de desempeño por medio de reportes y tableros de información. – Posibilidad de integración con las soluciones TIC y app de la Mutua, y realización de Cita Previa.
– Gestión en tiempo real, automáticamente aparecerá en la agenda del doctor o personal del centro a quien corresponda. – Ahorros de recursos y optimización de los existentes al focalizar las tareas.
– Un canal más para informar sobre la manera de actuar en caso de una emergencia.
Para los empleados:
– Optimización de los recursos humanos, ya que es el propio paciente a través de “Register Yourself” registra la entrada para los diferentes servicios (visita concertada, visita urgencia, atención administrativa, enfermería/curas, rehabilitación).
– Clarificación de los roles de atención al paciente por parte del sector administrativo y sanitario.
– Automatización de la recolección de datos para su interpretación por parte de dirección.
– División en la zona de recepción, espera y atención. La llamada estará registrada a través de un monitor que redigirá al paciente hasta la consulta o destino.
– Especialización de las tareas administrativas en el área de atención dada la supresión de tareas superfluas y aleatorias en la gestión de entrada de pacientes.
– Disminución en la afectación de los riesgos psicosociales de representación del rol, organización de trabajo, autonomía del trabajo, liderazgo y aumento en el trabajo en grupo.
Para los pacientes:
– Reduce el tiempo de espera y el tiempo de servicio. El quiosco da la bienvenida con las opciones, mediante el dni por ejemplo, y les dará las opciones a elegir o lo redirigirá a atención personalmente. Se reducirá el tiempo de espera debido a situaciones en la admisión.
– Elimina la posibilidad de que se cree malestares por orden de atención ( se evitará comparaciones entre los pacientes en la sala de espera, “yo he llegado antes!”, “estoy solo en la sala y no me llaman?”, “¿han entrado todos y yo no?”, etc.
– Se añade al paciente otros canales de comunicación y de feed-back de las experiencias. Además de ser parte del servicio de Buzón de sugerencia del centro.
– Se amplía la información disponible para el paciente.
– Disminuir el estrés y aumenta la experiencia del paciente en la entrada al centro y su posterior visita sin problemas dada la comodidad de la gestión de la entrada.
– El ticket sirve como justificante de asistencia a conformar por el sanitario a la finalización de la asistencia, por ejemplo. – Personalización del servicio al paciente, por ejemplo, elección del idioma de la petición de la gestión del ticket y su posterior locución en el idioma indicado si fuera posible.
Archivo ampliando información: (abrir desde ventana de explorador) https://azul.asepeyo.es/wp-content/uploads/gravity_forms/4-9d46fde017f365d78e88e9b1ea27292a/2018/01/sita.pdf
Idea 4. E-mail de bienvenida a las primeras visitas en los c.a. por accidente laboral
La idea:
Enviar un correo corporativo de bienvenida a las primeras visitas que realizamos en los centros asistenciales por accidente laboral.
¿Qué beneficios aportaría el cambio? (para la Mutua, para los empleados, para el cliente o paciente…)
La transformación digital es una de las metas que se ha fijado la empresa de cara a un futuro inminente. Personalmente creo que enviar un correo corporativo a las primeras visitas que recibimos está en línea con ese objetivo. Si disponemos del soporte informático necesario para realizar esta tarea, podríamos brindar un servicio extra a los pacientes que nos faciliten su correo electrónico. He detectado que un gran porcentaje de pacientes que nos visitan por primera vez, desconocen el funcionamiento de una mutua de accidentes y que, por otro lado, cada vez más la gente hace uso de la tecnología mientras esperan a ser atendidos, esperan ambulancias, hacen rh, etc.
Podríamos incluir en el correo que enviamos al paciente, lo siguiente:
– video promocional del c.a. (incluso podría realizarlo el propio personal del c.a.)
– carta del director
– claves wifi
Beneficios:
– mayor difusión página web
– vanguardia tecnológica
– ahorro de costes (carpetas, documentación, tóner ..)
– valor añadido con respecto a la competencia
– agilidad de trámites en admisión (no perdemos tiempo en facilitar las claves wifi, preparar carpetas de primeras visitas *más de 100 uds./mes, ahorro considerable de papel *ahorro ecológico.
Por supuesto, esta idea puede hacerse extensible a otros campos en el trato con nuestros pacientes (servicio medico, rh, administración, etc.)
Idea 5. Ideágora: espacio digital común para la mejora de procesos y motivación
La idea:
Se trata de la creación de un espacio digital de encuentro y de trabajo donde se establezcan retos periódicos y esté abierto a la participación activa de todos los empleados de la Mutua. Su objetivo principal es la puesta en común del conocimiento de cualquier trabajador de Asepeyo para la mejora de los procesos internos y externos de la organización, a la vez que motivar a los trabajadores e incrementar su compromiso con la empresa a través de premios no económicos.
¿Qué beneficios aportaría el cambio? (para la Mutua, para los empleados, para el cliente o paciente…)
IMPLICACIÓN Y MOTIVACIÓN DEL PERSONAL: Los trabajadores sienten que forman parte de la mejora activa de la empresa, todos en igualdad de condiciones, se sienten valorados e involucrados porque se tienen en cuenta sus ideas vengan del departamento que vengan. Se fortalecen la confianza y el sentimiento de pertenencia a la empresa.
FOMENTO DE LA COLABORACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS: Intervienen empleados de todos los departamentos, desde directivos a administrativos, y de todas las comunidades. Cualquiera puede aportar ideas y mejorar las aportadas por el resto de compañeros. Aumento de la permeabilidad entre departamentos y colaboración activa a todos los niveles.
OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN y MEJORA CONTINUA: La empresa obtiene ideas para mejorar los procesos internos y externos y gestionar retos organizativos. También un mayor conocimiento de su platilla. Se consigue un valor diferencial.
MAYOR RAPIDEZ DE ACTUACIÓN Y ADAPTACIÓN A LOS CAMBIOS: La colaboración entre departamentos y la fluidez en la comunicación entre los mismos incrementa la capacidad de reacción y adaptación de la empresa.
INTELIGENCIA COMÚN: se consigue maximizar el capital intelectual, un aprendizaje en común y mejorar el compromiso de los trabajadores con la empresa.
NUEVOS TALENTOS e INNOVACIÓN: Se descubren nuevos talentos entre los trabajadores ofreciéndoles la posibilidad de intervenir en algo importante estimulando su creatividad y capacidad de innovación. Aprovechamiento del potencial de los trabajadores.
ORGANIZACIÓN TRANSVERSAL: Se crean grupos de trabajo implicados no designados por un superior. Cualquier trabajador puede aportar una idea innovadora. Integración y rediseño de los procesos.
Se adjunta PPT con la información completa (abrir desde ventana de explorador):
Idea 6. Centros generadores de estilos de vida saludables
La idea:
Evolución de nuestros centros asistenciales y hospitales a centros generadores de estilos de vida saludables, a partir de figuras de coachig para la salud. Tanto los centros asistenciales como los hospitales cuentan con profesionales que pueden acompañar a los usuarios/pacientes en el cuidado de su salud, no centrándose únicamente en el proceso por el cual acuden, sino con una visión global, incidiendo sobre el estilo de vida. Asepeyo se encuentra en una posición estratégica para poder contribuir en la promoción de la salud y prevención de enfermedades, tanto de los propios pacientes/usuarios a los que presta servicio como al entorno más próximo de éstos, aprovechando que su contacto se realiza con ocasión de su salud, principalmente.
En la actualidad, hay 4 enfermedades crónicas que ocasionan el 63% de las muertes a nivel mundial (según datos de la Organización Mundial de la Salud): las enfermedades cardiovasculares, los cánceres, las enfermedades respiratorias y la diabetes mellitus. Estas enfermedades están relacionadas con determinantes de la salud comunes, sobre los que se puede actuar mediante medidas de promoción de la salud y actividades preventivas, como son el consumo de tabaco, el consumo nocivo de alcohol, una dieta inadecuada y la inactividad física.
¿Qué beneficios aportaría el cambio?
Mutua: el estilo de vida saludable está relacionado con menor incidencia de enfermedad, por eso una estrategia de disminución del absentismo. Mejora de la imagen de compañía.
Empleados: motivados, trabajando en el acompañamiento de las personas hacia estilos de vida más saludables.
Paciente: familiares más saludables, fidelizados, aumento de confianza. Paciente como centro de la actividad del centro. Sociedad: fomentar los estilos de vida saludables, colaborar activamente en las estrategias establecidas a nivel nacional, europeo y mundial.
[yop_poll id=3]
Para profundizar y analizar esta primera parte del proyecto, hemos elaborado un resumen con los datos más representativos de esta edición. Puedes verlo en https://azul.asepeyo.es/indicadores-asepeyo-lab/.